文子の市役所からこんにちは（令和7年1月号）

「文書管理は業務の基本」

　新年あけましておめでとうございます。
　
　昨年は、市役所業務で多くの文書を取り扱いました。「行政事務は文書に始まり文書に終わる」と言われ、文書管理は業務の基本となります。文書管理とは、文書事務を組織的に効率的に管理することとされています。
　
　管理の方法として、文書ファイリングを行いますが、統一ルールにより、紙フォルダを使い同じ規格のキャビネットに同じ規格のフォルダを基準表を基に色分けしたラベルで分類し、検索性を高める工夫がされています。そのことにより、必要な情報が即座に取り出せ情報の共有化が図られます。さらに事務業務が明確になることで他者の業務への理解がチームワークへつながるとされています。
　
　そして、年2回のファイリング実地研修では、課内のキャビネットの点検（指定した文書の取り出しや格納のタイムを測定、評価）があります。初めのころは、よくわからずドキドキするばかりでしたが、整えられた文書は見た目にも美しく気持ちの良いものです。異動や引き継ぎの多い行政事務には欠かせない業務だと実感し、残り3ヶ月を務めたいと思います。

内田　文子（うちだ　ふみこ）
令和5年4月から2年間、都城市役所福祉課に出向中。